「エージェントからの紹介が少ない」「推薦の質がいまひとつで、書類選考に時間ばかり取られる」
こうした悩みを抱えている企業は多いのではないかと思います。
私はリクルートやパーソルキャリアで約20年、人材紹介エージェントとして企業と候補者の間に立ってきました。
今はフレイズという会社で、人材紹介だけでなく、企業の採用支援も行っています。
エージェントの「中の人」だった立場と、今の企業側の立場、その両方を経験したからこそ、書ける内容を書きたいと思います。
先に結論を言うと、エージェントの活用がうまくいっている企業は、「エージェントと仲良くしている」わけでも「下手に出ている」わけでもありません。やっていることはもっとシンプルです。
エージェントの担当者は30〜50社を同時に抱えている
まず、エージェント側の事情を知っていただくと良いと思います。
大手の人材紹介会社の場合、一人の担当者が30〜50社の求人を同時に受け持っているケースがあります。率直に言えば、管理しきれていません。すべての企業に均等に時間を使うことは物理的に不可能で、どうしても優先順位がつきます。
では、何で優先順位が決まるか。
担当者が「この企業を優先しよう」と思う判断基準は、大きく3つあります。
「決まる」という手応えがあるかどうか。
書類選考の結果が早い、面接の日程がすぐ決まる、内定後のクロージングがスムーズ。こういう企業は推薦してから結果が出るまでのサイクルが短く、エージェントの法人担当にとっては「決まりやすい、注力案件」です。
情報をもらえるかどうか。
求人票を渡して終わりではなく、事業の方向性や組織の課題感、選考で何を見ているかまで共有してくれる企業は、推薦の精度を上げやすい。結果として決定率が上がるので、担当者も自然と優先するようになります。
自分が入り込める余地があるかどうか。
他のエージェントがすでに深く入り込んでいる企業より、まだ開拓の余地がある企業のほうが担当者としては動きやすい。過去の決定実績がなくても、「この企業の人事担当者が変わった」というだけで「この人となら決められるかもしれない」と感じてスイッチが入ることもあります。
逆に言えば、「よくわからない企業」「担当者と話が噛み合わない企業」「出しても結果が返ってこない企業」は、悪意なく後回しにされます。構造的にそうなってしまいますね（良くないことですが）。
推薦の質が悪いとき、エージェントのKPIを聞いてみる
的外れな推薦が大量に送られてくるケースは多いと思います。
そのときはまず確認したいことがあります。そのエージェントの担当者のKPIが「推薦数」になっていないかという点です。
エージェントのKPIは基本的には売上、つまり決定数です。ただ、組織によっては書類選考通過率や推薦数がKPIに設定されていることもあります。推薦数がKPIになっている担当者は、質よりも数を優先する傾向が出やすい。
これは担当者個人の問題というより、組織の仕組みの問題です。
もし「量は来るけど質が伴わない」と感じたら、率直に聞いてみるのもひとつの手です。
そのうえで、「推薦はどんどん出してもらっていいので、特におすすめの候補者には★をつけてもらえませんか」と企業側から仕組みを提案する。こうした歩み寄りが、推薦の質を変えるきっかけになったりします。
「フィードバック」の質が、次の推薦の精度を決める
エージェントの活用でもうひとつ差がつくのが、選考後のフィードバックの出し方です。
不合格の理由が「スキル不足」の一言だけだったり、「他の候補者と比較して」としか書かれていなかったりすると、正直なところ、次にどんな人を推薦すればいいのか見当がつきません。
一方で、こんなフィードバックをくれる企業があります。
「今回は○○の経験が足りなかったけど、年齢が高くてもこの領域の経験があれば通せそう。現場もそう言っているので、探してみてくれませんか」
これだけで、エージェント側の次のアクションが明確になります。ターゲットの解像度が上がるので、推薦の精度も上がる。
決定までの時間が短くなり、企業にとっても効率的です。
もうひとつ、意外と効果があるのが感情面のコミュニケーションです。
「いつも良い人を出してくれるのに、今回は通せなくてごめんね」——こんなひと言があるだけで、エージェント側の気持ちは変わる。エージェントも人間ですから、「この企業のために頑張ろう」と思えるかどうかは、こうした日常のやり取りの積み重ね次第だったりします。
企業側から動くことで、エージェントとの関係は変えられる
ここまで書いてきたことをまとめると、エージェントの活用がうまくいっている企業がやっていることは、大きく3つに集約されます。
情報を自分から渡す。
売り手市場の今、エージェントにも求人は溢れています。待っているだけでは埋もれます。求人票だけでなく、事業のフェーズや組織の雰囲気、選考で見ているポイントまで共有する。定例の打ち合わせを設けて、関係を途切れさせない。
「うちは決まる」と伝える。
頑張ってくれれば成果でお返しする、ということを素直に伝えるだけでもエージェントの動きは変わります。大量採用している企業であれば、エージェント向けの表彰制度を設けたり、食事会で自社の経営幹部に会ってもらうのも効果的。エージェントの自社理解が深まることで、推薦の質も変わってきます。
合わないエージェントには見切りをつける。
情報提供をしっかりやったうえで、的外れな推薦が続くなら担当変更を依頼する。それでも改善しなければ、付き合いの優先度を下げてよいと思います。辞退が続くのにフィードバックも改善策もないエージェントも同様です。企業側も選考に時間を使っているわけですから。
一方で、数は少なくても質の高い推薦をしてくれるエージェントは大事にしてください。年に1名の決定でも、重要なポジションを確実に埋めてくれる人は、手間がかからず最も価値がある。
加えて、先回りして情報をくれたり、「どうやったら決まるか」を一緒に考えてくれるタイプのエージェント（主に両面担当のエージェントや領域特化、ベテランのエージェントですね）も大事にしていただけると良いです。
大手エージェントは母集団の形成力という面では貴重ですが、担当者によって質の差が大きいのも事実です。「大手だから安心」ではなく、あくまで担当者単位で見極めるということも大事です。
エージェントの活用に課題を感じている方へ
エージェントとの付き合い方は、担当者との「相性」や「運」で語られがちですが、実際にはエージェントを理解して企業側のアクションを変えれば、関係も成果も改善できるケースが多いです。
フレイズでは、エージェントマネジメントを含む採用支援を行っています。「今のエージェントの使い方を見直したい」「そもそもどのエージェントと付き合えばいいかわからない」といったご相談も歓迎です。
フレイズの採用支援サービスの詳細は、こちらのページでご紹介しています。
この記事の著者
村田弘昭（むらた ひろあき） ／ 株式会社フレイズ 代表取締役
SAPジャパンで製造業向けERPコンサルタントとしてキャリアをスタートし、リクルート（旧リクルートエージェント）で製造業・IT・コンサルファーム向けの人材紹介に従事。ハイクラス向け人材紹介事業の立ち上げを経験後、パーソルキャリアで製造業領域のキャリアアドバイザー組織の責任者を務める。2016年に製造業特化の人材紹介会社を創業し、コロナ禍をきっかけに地元福岡へUターン。2022年、株式会社フレイズを設立。人材紹介歴20年。エージェントの「中の人」と企業側の採用支援、両方の経験をもとに、採用の仕組みづくりを支援している。